Tanda Tangan Digital dan e-Materai: Dokumentasi

Akhir-akhir ini penggunaan Tanda Tangan Digital atau Tanda Tangan Elektronik dan juga e-Materai semakin marak, contohnya saja dalam pendaftaran seleksi CPNS penggunaan e-Materai menjadi salah satu syarat wajib.

Apalagi sekarang serba online, jika membutuhkan surat perjanjian atau dokumen lain antar kedua belah pihak dan sedang tidak berada pada satu tempat yang sama, tanda tangan digital dan e-Materai bisa menjadi salah satu solusi.

Background Story

Awalnya saya memang sudah pernah mendengar tentang e-Signature dan juga e-Materai, namun saya hanya melihat-lihat saja bagaimana proses nya tanpa pernah mencoba menggunakannya. Beberapa hari sebelum catatan ini ditulis, pimpinan perusahaan di tempat saya bekerja mengatakan bahwa akan menggunakan e-Signature dan e-Materai untuk dokumen hukum yang diperlukan perusahaan.

Saya berinisiatif mencoba layanan third party PSrE PrivyID dikarenakan sepertinya perusahaan akan serius menggunakannya apalagi saya juga belum pernah mencoba melakukan tanda tangan elektronik secara langsung. Untuk mengupload dokumen pada Privy kita diharuskan subscribe layanan senilai IDR 54,000/month atau IDR 395,000/year.

Saya akhirnya subscribe untuk 1 bulan dan juga membeli e-Materai seharga IDR 11,998 agar bisa mencobanya secara serius. Lanjut saya praktekkan prosesnya dan memang untuk sebagian orang apalagi yang awam akan merasa kerepotan dengan tanda tangan digital ini.

Pada akhirnya pimpinan perusahaan mengurungkan niatnya untuk menggunakan tanda tangan digital dan lebih memilih tanda tangan tradisional saja. Jadinya saya buat dokumentasi ini agar tidak begitu sia sia langganan PrivyID saya 🙂 soalnya untuk saya pribadi juga kurang bisa dimanfaatkan.

Perbedaan Tanda Tangan Elektronik dan Digital

Simpelnya tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang dibuat oleh perangkat elektronik cara membuatnya bisa dengan men-scan tanda tangan diatas kertas lalu memasukkannya ke software seperi Microsoft Word, Adobe Acrobat, dan sebagainya. Tanda tangan elektronik tidak memiliki metadata yang valid dan tidak bisa diuji ke asliannya.

Sedangkan tanda tangan digital adalah tanda tangan elektronik yang sudah diberi metadata dan bisa diuji keasliannya dan diketahui identitas yang menandatangani tersebut cara pembuatannya harus melalui aplikasi yang terdaftar pada PSrE

Ini sebenarnya hanya istilah saja sih karena pada dasarnya tanda tangan digital adalah tanda tangan elektronik yang tersertifikasi.

Dokumentasi

Saya mendokumentasikan proses melakukan tanda tangan digital dengan layanan Privy.

Pendaftaran

Mengajukan pendaftaran kepada layanan penyelenggara PSrE list layanan yang terpercaya bisa dilihat disini. Saya memilih menggunakan PrivyID. Proses pendaftaran ini sangat ketat dikarenakan dibutuhkan identitas asli dari pendaftar agar dapat diverifikasi integritas individu tersebut. Selain membutuhkan KTP dan data identitas pada proses pendaftaran ini juga diperlukan liveness detection agar benar benar individu yang mendaftar adalah orang asli.

Setelah serangkaian proses pendaftaran selesai lalu akan diterbitkan sertifikat elektronik, ini adalah yang terpenting karena ini berisi identitas dari individu. Sertifikat ini disimpan oleh layanan PSrE dengan aman didalam HSM (Hardware Security Module).

Upload Dokumen

Untuk upload dokumen pada Privy diharuskan sudah upgrade plan, seperti yang sudah saya jelaskan diawal.

Setelah upload dokumen, akan ada beberapa step atau opsi yang bisa dipilih.

• Menambahkan e-Materai untuk dokumen yang memerlukan materai

• Menambahkan recipient untuk dokumen yang memerlukan tanda tangan lebih dari 1 orang

  
  
  

  Jadi jika dokumen ini memerlukan orang lain untuk tanda tangan maka orang tersebut harus sudah mendaftar akun Privy dan sudah terverifikasi (KTP, identitas, dan syarat lain). Lalu orang tersebut bisa diundang menggunakan Privy ID nya.

  
  

• Mengatur urutan penandatanganan, bisa diatur siapa yang terlebih dahulu menandatangani dokumen tersebut.

  
  

• Mengatur penempatan tanda tangan, bisa disesuaikan dengan kolom tanda tangan pada dokumen

  
  

• Additional, bisa memilih opsi agar pihak lain yang juga menandatangani dokumen bisa memodifikasi posisi penempatan tanda tangannya dan juga bisa menambah pesan tambahan agar lebih sopan.

  
  

Penandatanganan Dokumen

Akan muncul notifikasi pada aplikasi Privy jika ada dokumen yang harus ditandatangani.

Setelah itu akan muncul proses authentikasi untuk pengamanan lebih, ini bisa melalui metode PIN, Email, WA, SMS.

Lalu ketika sudah selesai, maka dokumen akan tampak seperti ini

Untuk simbol tanda tangan itu bisa dibuat menggunakan hand draw, ketik, ataupun dari gambar. Namun sesungguhnya simbol ini tidak harus sama dengan tanda tangan basah karena proses validasi pada dokumen ini sudah menggunakan digital. Yang terbaca pada proses validasi yaitu metadata dan algoritma kriptografi dari tanda tangan digital tersebut.

Proses Validasi

Untuk melakukan validasi atau mengecek apakah dokumen ini asli ditandatangani oleh individu yang valid atau tidak, bisa menggunakan alat yang sudah terdaftar pada PSrE, contohnya: https://verification.privy.id/, https://verification.peruri.co.id/, https://tte.kominfo.go.id/verifyPDF

Hasilnya seperti ini

Terakhir

Masih banyak yang kurang dari tulisan saya. Kemungkinan akan saya update seiring waktu. Saya sebetulnya ingin menjelaskan tentang proses kriptografi asimetris, pembuatan private dan public key manual, hingga digital signature menggunakan OpenSSL sepertinya menarik.